AutomatizacionLas organizaciones de hoy se enfrentan a una creciente afluencia de datos y gran parte de esa información proviene de documentos; sorprendentemente, una gran cantidad de empresas aún recibe esa información por correo. Las expectativas de las empresas también están aumentando en términos de velocidad a la que fluye la información a través de la organización. Un factor cada vez más importante.

Una respuesta obvia a este problema es buscar una tecnología que pueda ayudar a capturar este contenido desde cualquier lugar de donde llegue a la organización, extraer datos relevantes y luego llevar esa información y contenido a los sistemas apropiados (y, por lo tanto, a las personas que lo necesitan) y como decíamos, lo más rápido posible. Pero antes de invertir en una solución, es importante comprender los conceptos clave de cómo funciona soluciones de este tipo y cómo se debe medir el éxito.

Etapas de una solución de captura de documentos

  • Adquisición

Primero, es importante entender de dónde viene el contenido. Hace décadas, la mayoría de la información llegaba por correo físico y escaneo; pero en 2019 estamos viendo una gran cantidad de vías distintas por las cuales la información ingresa a una organización. Es muy importante capacitar al personal para capturar datos dónde y cuándo la información llega a la compañía, ya sea mientras están trabajando desde un dispositivo móvil, a través de escáneres en sus escritorios o directamente desde varias aplicaciones digitales, como el correo electrónico.

  • Clasificación

Para clasificar la información importante que debe extraerse de los documentos entrantes y enviarse a otros sistemas, es importante que el software pueda identificar primero el tipo de documento. Esto podría requerir de una gran variedad de métodos dependiendo de los procesos.

Extracción de datos

Una vez que se identifica el documento, el software puede determinar en qué parte de la página buscar la información correcta que debe extraerse. Dependiendo de la inteligencia del software, o bien requerirá una plantilla predeterminada para cada tipo de documento (un tipo de mapa para cada tipo de documento para comprender dónde vive la información) o simplemente puede entender por contexto y contenido del documento.

Término clave a tener en cuenta: reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Si ha estado investigando la tecnología de captura de datos o documentos durante algún tiempo, probablemente esté familiarizado con OCR: es el motor debajo de una solución de captura que «lee» un contenido y lo convierte en texto. Pero es importante que comprenda que el OCR solo puede extraer caracteres individuales y no incluye la inteligencia para comprender el texto que está leyendo: aquí es donde cada proveedor y cada solución de captura entran y marcan la diferencia.

  • Validación de datos

Antes de que estos datos se envíen a cualquier sistema, antes de que se utilicen para tomar decisiones, es de vital importancia que se validen. Dependiendo de la solución y del documento específico, los datos podrían validarse mediante reglas integradas en el software. Por ejemplo, si siempre hay un formato específico de un campo de datos como la fecha o el número de seguridad social, el software puede interactuar de manera inteligente con otros sistemas para verificar los datos extraídos con datos ya existentes.

  • Entrega de datos y documentos

Ahora los datos y el documento original se pueden enviar a los sistemas de gestión correspondientes para su posterior procesamiento y acceso.

Factores clave para medir el éxito

Ahora que hemos recorrido las etapas de un proceso de captura, es igual de importante comprender qué es lo que realmente hace que una solución sea exitosa. Analicemos algunos factores clave del éxito, ya que puede reducir drásticamente los costes en este proceso e incluso mejorar la experiencia de clientes y empleados, siempre que implemente una solución correcta…

  1. Calidad de imagen

Piense en la dificultad de leer faxes con manchas de tinta y marcas por todas partes. Aquí hay una regla general: si un humano no puede leer un documento, tampoco lo puede hacer la tecnología: es mágico pero no tan mágico…

Los documentos creados digitalmente son generalmente de la mejor calidad, lo que facilita que el motor de OCR lea los caracteres. Para documentos que necesitan ser escaneados, recomendamos mantener limpios sus escáneres para limitar la cantidad de marcas que aparecen en el. Si recibe documentos por fax, busque una solución de captura que pueda extraer la imagen directamente del servidor de fax en lugar de requerir escaneo; esto puede ayudar enormemente con la claridad de la imagen.

  1. Precisión OCR

La calidad de la imagen afecta la capacidad del motor de OCR para leer los caracteres de la página, pero como se discutió anteriormente, eso solo afecta en términos de precisión de los datos. Una vez que se han extraído los caracteres, se requiere comprensión contextual e inteligencia adicional para determinar qué datos están realmente presentes y si esos datos son correctos. Nuevamente, aquí es donde entra en juego la solución específica de cada proveedor, así que asegúrese de preguntar sobre la inteligencia incluida en cada solución más allá de las capacidades del motor OCR.

  1. Impacto de sus necesidades

La calidad de las imágenes, las vías de entrada a su organización y los tipos de documentos y datos que está procesando afectan el tipo de solución que necesita. Puede pensar que invirtiendo en la solución de captura más cara, sus necesidades se cumplirán en todo momento. Y no siempre es así. Si tiene volúmenes más pequeños de documentos o solo documentos muy específicos, es posible que esté invirtiendo demasiado en una solución equivocada para sus necesidades reales.

Por ejemplo, si está tratando de procesar formularios internos antes de buscar una solución inteligente de captura de datos, piense en convertir los formularios en papel o documentos en formularios completamente electrónicos. Esto no solo podría brindar un mejor retorno de la inversión, sino que también podría mejorar enormemente la experiencia del cliente, proveedor o empleado que completa el formulario.

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