recorrido inicio cómo cruz equis proyecto concepto recursoEste es el artículo final de una serie de tres partes sobre cómo iniciar su proyecto de modernización del sistema de administración de pólizas de seguros de la manera correcta.

En esta entrega identificamos los obstáculos y oportunidades a tener en cuenta mientras pasa de la evaluación hasta la última aprobación del proyecto, basado en nuestros 25 años de experiencia en la industria.

De la evaluación a la aprobación del proyecto

Identificar los requisitos del proyecto de modernización de su compañía y encontrar luego los proveedores adecuados a través de un proceso de RFI/RFP es solo la mitad de la batalla preparándose para la modernización. Los siguientes pasos en el proceso de selección del proveedor son fundamentales. En esta fase, necesita pasar de la recopilación de información a confirmar que el proveedor con el que eventualmente trabajará puede cumplir sus promesas.

Si no demuestra que el proveedor elegido tiene un historial de implantaciones sólido, existe el riesgo de que su modernización sufra retrasos, problemas con la implantación o exceso de presupuesto. En el peor de los casos, el proyecto general puede fracasar.

Para evitar esta fatalidad, aproveche lo que hemos aprendido trabajando en este tipo de proyectos en los últimos 25 años, comenzando con la evaluación de las capacidades del proveedor.

Paso 1: Evalúe eficazmente las capacidades de software y de implantación.

Una vez completado el proceso de RFP, el siguiente paso en su proceso de selección es evaluar el software de los proveedores potenciales y su habilidad para implantarlo. En esta etapa la meta es validar y verificar las respuestas obtenidas en la propuesta del proveedor.

“Aquí es donde usted separa la realidad de la ficción o las ilusiones en las afirmaciones del proveedor. En lugar de tomar la palabra del proveedor al pie de la letra, este es el momento de verificar sus credenciales y referencias de clientes”.

Para hacer que esta etapa sea valiosa, es importante preparar una lista de preguntas para sus clientes anteriores que indague en la habilidad del proveedor para cumplir con lo que afirma ser capaz de hacer.

 Querrá saber:

  • ¿Cómo era su relación?
  • ¿Qué les pareció la manera de trabajar con ellos? ¿Enviaron un equipo experimentado?
  • ¿Cumplieron con el presupuesto y las fechas de entrega?
  • ¿El plan de implantación estuvo bien pensado para cubrir todas las posibilidades y hacer aportes ante los imprevistos?
  • ¿Cumplieron con todas sus responsabilidades en y por encima de lo esperado?

Muchas compañías no preguntan siquiera sobre las capacidades de implantación. Eso puede hacer más riesgoso su proyecto porque, aunque haya comprado el mejor producto, una implantación deficiente hará que su proyecto falle. Asegúrese de preguntar sobre las capacidades, experiencias y calificaciones de éxito del equipo de implantación. Y asegúrese de evaluar las capacidades y herramientas de migración de información del proveedor potencial para mitigar los riesgos de pérdida o corrupción de información durante la migración al nuevo sistema.

Pregunte por ejemplos concretos cuando sea posible. Investigue para descubrir desafíos inesperados que puedan haber surgido durante el proyecto del cliente. ¿Por qué sucedieron? ¿Cómo respondió el proveedor?

Estas conversaciones deberían ir más allá de las meras verificaciones de referencias. Ellos son su mejor oportunidad para ver lo que se ha implantado en la realidad, versus lo que el proveedor le dice que es capaz de hacer. Es mejor confirmar lo que le dice el proveedor a esta altura, para que se asegure de sus capacidades antes de comprometerlo con más intensidad en las últimas etapas del proceso de selección.

Esta es su oportunidad para validar si los proveedores son capaces de ser buenos socios a largo plazo, que puedan ofrecer lo que se necesita, y eliminar a quien no cumple con los pagos por adelantado, antes de implantar la idea.

Alerta de spoiler: podrá tener su nueva plataforma tanto tiempo como tuvo los sistemas legados

En nuestra experiencia, uno de aspectos más importantes de la selección efectiva de proveedores se pasa por alto con frecuencia. Las empresas juzgan a los proveedores en función de cómo van a satisfacer las necesidades actuales. Pero deberían analizar si una solución potencial tiene o no la mejor posibilidad de seguir siendo útil y relevante dentro de 20 años.

Tenga en cuenta que muchos de los sistemas heredados que desea reemplazar probablemente tengan 30 años o más; las soluciones de reemplazo deben considerarse en un horizonte de tiempo similar.

Y esto significa mirar más allá de las necesidades de hoy y considerar lo siguiente:

  • ¿Cuán fuerte y flexible es la plataforma?
  • ¿Cuán estable y grande es el equipo de desarrollo?
  • ¿Es el soporte adecuado para satisfacer las necesidades futuras?
  • ¿Es el proveedor capaz de ser un socio fuerte en el mantenimiento y desarrollo del sistema durante todo su ciclo de vida?

Aproveche al máximo las demostraciones de proveedores

Una vez que las capacidades de software e implantación han sido evaluadas, el siguiente paso es invitar a los potenciales proveedores a presentar demostraciones de su plataforma en acción. Pero no cualquier demostración.

“Nuestros clientes dicen que es pequeño el valor adicional de las presentaciones estereotipadas de los proveedores; esas que crean para mostrar lo que hacen bien y se implementan cada vez que se relacionan con un cliente potencial”.

La mejor manera de aprovechar al máximo las demostraciones de los proveedores es describir el escenario que usted quiere que sigan. Esto los fuerza a hacer un trabajo que los prepare para un escenario que es exclusivo de su situación, en lugar de lo que sea más ventajoso para ellos. No solo obtienes una mejor visión de lo que pueden hacer y cómo lo hacen, sino también descubres lo serios que son sobre la oportunidad dada, en función de su empeño en las demostraciones.

Consejo: realice demostraciones de TI y negocios por separado

Gran parte del trabajo de modernización que hacemos tiene el objetivo expreso de unir negocios y TI, permitiéndoles trabajar de manera más eficiente y efectiva en colaboración. Entonces, ¿por qué separar ambos campos durante las demostraciones?

En esta etapa del proceso, la compañía está comenzando a meterse en los detalles importantes para efectos de su negocio. Las demos de TI son técnicas y abordan muchos criterios que no son importantes para las unidades de negocios. Ellos necesitan su propio foro para evaluar la tecnología y las capacidades del proveedor. Una demo específica de TI es la mejor manera de asegurarse de que se cumplirán los criterios que son importantes para ellos. La aceptación de TI a la mejor elección del proveedor dependerá de su confianza en que la tecnología es compatible, la seguridad no será un problema y que los recursos de Ti no se verán afectados.

Del mismo modo, usted desea que sus líderes empresariales y equipos se apropien del proyecto. Lo último que necesita es que presenten objeciones más adelante en el proceso de selección, o incluso durante el proyecto mismo, porque no tuvieron la oportunidad de canalizar todas sus preocupaciones. Mantener el TI y el grupo de negocios en demos separados en esta etapa, evita que el proceso se complique por un cúmulo de preguntas técnicas no relevantes para el aspecto empresarial.

Diseñar el mejor Pliego

Después de la fase de demostración del proceso, la mejor práctica para la selección de proveedores es comprometer a dos finalistas en un Pliego (Proof of Concept – PoC). En esta etapa, las empresas solicitan a los proveedores que creen una solución que demuestre que pueden cumplir los objetivos del proyecto.

Aquí tiene que tomar una decisión en relación a si le pide a ambos finalistas que completen el PoC. Si bien la realización de dos PoC puede consumir mucho tiempo y ser más costosa, disminuirá el riesgo de cometer un error mayor durante la implantación. Básicamente le ofrece una opción de “ir-hasta” (el proveedor que considera que es la mejor opción) y una opción de “respaldo” (una en la que puede confiar para intervenir y desempeñarse bien si el primer proveedor falla en cualquier momento).

Por otro lado, realizar múltiples PoC con diferentes proveedores al mismo tiempo puede ser contraproducente. Si el equipo del operador no puede enfocarse en más de una iniciativa a la vez, entonces es mejor comenzar con un solo POC del proveedor, recurriendo a un segundo proveedor solo si el primero falla.

Consejo: gestione el alcance del PoC

Tal como lo discutimos en la etapa RFI/RPF, las compañías a menudo cometen un error crítico al pedir demasiado al proveedor. En la RFP, el problema era hacer demasiadas preguntas, creando un trabajo innecesario para todos. En este caso, el asunto es que las compañías crean un resumen para el PoC que, en esencia, requeriría que el proveedor complete casi todo el proyecto. Esa es una gran pregunta para el proveedor y crea altas demandas en su propia empresa antes de que el proyecto real haya sido aprobado.

Una mejor solución es definir tres funcionalidades claves que espera que el proveedor pueda ofrecer con un desarrollo o configuración mínimo. Haga que estos puntos de prueba sean específicos para sus productos particulares, por ejemplo, “cálculo de la prima para mis pólizas ACME SIUL” o “Generar requisitos de suscripción acordes con mi matriz”.

Para ver cómo se desempeña el proveedor cuando es exigido, también pídales que ofrezcan tres funcionalidades que crea que no tienen actualmente. Esto le permite ver cómo se desempeña el proveedor cuando tiene que hacer un trabajo personalizado o una configuración más compleja.

Consejo: pague a los proveedores para completar su PoC

Si puede pagar a los proveedores por el trabajo que realizan en la etapa PoC, no tendrán excusas para no completar partes de la tarea o no ejecutar bien. Como regla general, los PoC pueden costar del 1 al 2% del costo total del proyecto, que significa entre $100 y $200 mil dólares en un proyecto de 10 millones de dólares por proveedor.

Obtener la aprobación del proyecto

El último paso en el proceso de selección del proveedor es obtener la aprobación final para su proyecto de modernización. El nivel de aprobación necesario para su proyecto variará dependiendo del tamaño del proyecto y su empresa. Debido a que los proyectos de modernización pueden implicar una inversión de millones de dólares durante varios años, generalmente se requieren múltiples niveles de gestión para firmar la aprobación, incluida la junta directiva.

Al crear el caso de negocios para su proyecto de modernización, asegúrese de considerar todos los aspectos de la solución propuesta, desde los costos y el tiempo, hasta las implicaciones de la migración de información y la estabilidad a largo plazo de la plataforma y el proveedor. Tome en cuenta tanto las medidas “hard” o “reales” como los costos, ahorros proyectados y potencial incremento de los ingresos. Pero preste también atención a los intangibles, como los beneficios de poner el control en manos de las líneas de negocios y reducir su dependencia de IT para hacer cambios en los productos.

Consejo: construya un caso de negocios convincente que anticipe los posibles problemas

En muchos casos, las compañías subestiman la dificultad de obtener exitosamente las aprobaciones necesarias. El número de intangibles involucrados puede dificultar la construcción de un caso que sea suficientemente convincente para la gestión. El hecho de que las aseguradoras sea una industria basada en la mitigación de riesgos solo dificulta la situación.

Debido a esto, la postura predeterminada de la gerencia es evitar el riesgo debido a un gasto significativo, interrumpir las operaciones diarias durante un periodo prolongado o migrar información fundamental. Eso hace que construir un caso ganador sea más difícil, pero no imposible.

Para hacer el proceso de aprobación más fácil, asegúrese de anticipar las preocupaciones que la gerencia pueda tener durante el proceso de selección. Busque proveedores que tengan soluciones que compensen los riesgos conocidos. Solicite al proveedor que participe en las presentaciones a la gerencia durante el proceso de aprobación. Deben poder hablar sobre cómo eliminan el riesgo y ayudan a cuantificar los beneficios de la nueva plataforma.

Recapitulando

Escoger el proveedor adecuado para su proyecto de modernización no tiene que ser una tarea arriesgada. Use los consejos basados en nuestros 25 años de experiencia en modernización para agilizar su proceso y evitar los obstáculos potenciales. Si diseña y lleva a cabo sus pasos de lanzamiento (kick-off), RFP, evaluación y aprobación correctamente, no solo ahorrará tiempo y esfuerzo, sino que finalmente tomará una mejor decisión acerca del proveedor /socio adecuado.

La calidad de su proceso de selección del proveedor determinará la calidad de su proyecto de modernización. Escoger el socio adecuado por las razones correctas, ayudará a garantizar que su proyecto cumpla con sus objetivos claramente definidos, a tiempo y dentro del presupuesto.


Equisoft - Mauricio MonroySobre el autor del artículo

Mauricio Monroy es vicepresidente, Latinoamérica y España en Equisoft.

Mauricio Monroy cuenta con más de 20 años de experiencia en desarrollo de software, integración de solución TI y mejoras de procesos de negocios para la industria de inversión y de seguros en LATAM y España.