fraudePara evitar partes falsos y pérdidas astronómicas de dinero en el sector asegurador, es necesario controlar y regular al máximo la gestión de procesos. Este control “anti-fraude” requiere de una investigación exhaustiva y continua. También requiere la creación de informes periódicos de las transacciones que parezcan sospechosas, así como auditorías de cumplimiento. Todo con un mismo objetivo por parte de los agentes encargados de ello: demostrar la falsedad del parte fraudulento de las manera más ágil y rápida.

Las compañías de seguros deben documentar al máximo todos los casos sospechosos, en cada investigación, cada aspecto y detalle por pequeño que sea, desde fotografías, conclusiones, documentación clave, conversaciones con los clientes… Esta información debe estar disponible de manera instantánea y fiable tanto para empleados de la compañía como para auditores externos. El acceso inmediato desde diferentes puestos a todos los contenidos es vital para el éxito de la investigación.

Os vamos a hablar de un caso real, una gran compañía de seguros de EEUU, con más de 20.000 empleados.  Al principio esta compañía usó OnBase durante más de tres años únicamente para procesos y gestión de nuevos clientes, pero más tarde amplió la solución para su departamento “anti-fraude”, ya que requería de una intensa regulación, control máximo de la información y una mayor responsabilidad dentro del departamento.

El reto

Las investigaciones “anti-fraude” son una parte crítica para las compañías de seguros, y las investigaciones incompletas de contenidos no solo ponen a una organización en riesgo económico si no también en riesgo legal.  Antes de implementar OnBase de Hyland para este objetivo “anti-fraude”, el departamento legal realizaba todo tipo investigaciones usando únicamente  hojas de cálculo muy elaboradas y documentos varios. Este proceso tan rudimentario y casi a mano, se traducía en retrasos en las investigaciones, por varias razones. Las hojas de cálculo sólo se podían editar por una sola persona a la vez, y peor, a veces los archivos estaban duplicados y las hojas de cálculo desactualizadas o incompletas, sin rastro del usuario que las creó y sin posibilidad alguna de que otros agentes trabajasen simultáneamente en esos archivos.

«A veces teníamos 25 investigaciones diferentes abiertas en el mismo día: todas estaban hechas en hojas de cálculo independientes y ninguna de ellas fue finalmente comprobada».

Dijo el gerente del departamento de control de fraude de AML.

«Nosotros no podíamos determinar fiablemente los casos de mayor riesgo de fraude porque no existía coherencia en cómo organizábamos el proceso de control de los mismos”.

Por ejemplo, si un agente interactuaba con un cliente “sospechoso” más de 10 veces al año, el gerente no tenía la posibilidad de visualizar rápidamente ni la cantidad de esas conversaciones ni las consecuencias de las mismas, porque no había un sistema de seguimiento fiable.

La solución

Todas las investigaciones “anti-fraude” de la organización ahora se encuentran en OnBase de principio a fin. Una investigación se desencadena por un informe de transacción sospechosa. Una vez detectada la sospecha, el caso se crea y se asigna a un especialista de soporte de control del fraude, que inicia, determina y organiza los próximos pasos la investigación. Estos pasos incluyen seguimiento y control continuo, incluso escalando a gerencia. Las investigaciones en OnBase se pueden editar simultáneamente incluyendo qué es lo que ha sido modificado, cuándo y quién lo ha llevado a cabo. La gerencia puede confiar que los números proporcionados son exactos. Más importante aún, los gerentes pueden aprovechar la funcionalidad para extraer informes de datos precisos de la investigación y obtener información sobre el proceso de distintas formas, cosa que antes era imposible.

El vicepresidente de la organización: «Con OnBase tenemos la capacidad de administrar mejor y más eficazmente la carga de trabajo de cada departamento, junto con una completa e instantánea adaptabilidad a los cambios. La visibilidad que tenemos de nuestro sistema y de la información, sin precedentes hasta ahora,  nos permite saber exactamente dónde está cada caso sospechoso de fraude,  en qué parte del proceso se encuentra , quién está llevando a cabo la investigación y si se requiere de una acción o decisión concreta».

Finalmente, OnBase proporciona acceso directo tanto interno como externo. Esto permite a los auditores generar sus propios informes, eliminando demoras en el acceso a la información requerida, al mismo tiempo que elimina las imprecisiones de la información y de los datos inherentes a las hojas de cálculo usadas anteriormente.

La diferencia

La ubicación: OnBase almacena toda la información y todo el contenido en una ubicación única, eliminando la vulnerabilidad asociada con archivos duplicados, desactualizados y hojas de cálculo incompletas.

Mayor visibilidad del proceso: los empleados implicados tienen una visibilidad completa y rápida lo que influye positivamente en la carga de trabajo y tiempo, ya que puede responder o reaccionar más rápido a los problemas.

Auditorías rápidas, fáciles y precisas: las auditorías internas y externas se realizan con mayor velocidad y precisión al brindar al auditor un acceso directo al sistema, eliminando información inexacta y demoras.

¡Gracias por su tiempo, esperamos que este contenido haya sido de gran ayuda!

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