Las circunstancias por todos conocidas y relacionadas con el COVID-19 (coronavirus) han colocado al teletrabajo en el centro de atención. El entorno online y plataformas como segElevia y Visual SEG ponen a disposición de la mediación la posibilidad de trabajar desde un lugar distinto al habitual con la misma facilidad y eficiencia que habitualmente.
El concepto de “trabajar en la nube” es, en estos momentos, totalmente adecuado para ilustrar las ventajas de utilizar una plataforma 100% online para la gestión de la correduría.
A continuación, vamos a detallar algunos conceptos, herramientas y consejos asociados a la forma en que muchos de los profesionales de la mediación desarrollarán su actividad.
Teletrabajo, ¿qué es?
El teletrabajo es una forma de organización del trabajo basada en el desempeño de la actividad asociada al puesto de trabajo sin la presencia física del trabajador en la empresa. Engloba una amplia gama de posibilidades y así la mayoría de las actividades relacionadas con el sector servicios pueden teletrabajar, a tiempo completo o parcial.
El trabajo se realiza en un lugar distinto y alejado las oficinas o centro habitual, centrándose en la utilización de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación como medio de continuidad de la actividad laboral.
Cómo organizar el teletrabajo en la correduría de seguros
La mediación afronta el reto del teletrabajo con herramientas muy potentes que permiten realizar prácticamente la totalidad de las rutinas diarias y procesos habituales, con la excepción, obviamente, de los contactos personales ineludibles, que, sin duda, también pueden retrasarse o realizarse por medios alternativos.
Los procesos de captación, producción, bienvenida, facturación y siniestros se deben redefinir para que los equipos puedan realizarlos de manera descentralizada y a distancia.
Para que el teletrabajo funcione es importante que todos los colaboradores y empleados sigan conectados a la organización. Para ello, es clave que su entorno se pueda reproducir de la mejor manera a distancia.
A la práctica, esta adaptación de procesos para trabajar a distancia tiene dos retos, por un lado, tecnológico, y por otro, de comunicación.
Soluciones tecnológicas para el teletrabajo
El reto de trabajar a distancia significa principalmente disponer de acceso fácil al correo electrónico, a la intranet de la correduría, y a los programas de gestión que se utilicen habitualmente además de poder gestionar el acceso al teléfono.
Las tareas del teletrabajo se dividen en 3 tipos:
- Tareas directamente relacionados con la gestión de la empresa y del propio negocio.
Es la parte principal e imprescindible. Por ejemplo, las labores de cotización, generación y seguimiento de campañas, alta de pólizas, gestión de siniestros y la parte de cobros y recibos.
Estas tareas se integran en el sistema de gestión de la correduría. Acceder a distancia será más o menos complicado según sea la estructura tecnológica de la misma. Aquellas que tienen una solución ‘cloud’ serán las que puedan hacer frente a esta incidencia de manera más rápida y fácil. En cambio, las que no tienen soluciones en la nube deberán buscar programas que emulen la aplicación o permitan acceso remoto a través de un proceso de identificación previo. - Tareas de soporte, genéricas y complementarias del punto anterior, realizadas habitualmente con programas de ofimática y herramientas colaborativas.
Comunicaciones puntuales a clientes, contacto con peritos y proveedores, seguimiento de proyectos…
Los principales sistemas de ofimática de Microsoft o Google permiten las dos el trabajo en remoto para equipos. Ambas gestionan correo, calendario, chat interno, repositorio de documentos a distancia con distintos niveles de usuarios.
Además, las dos disponen de paquetes de trabajo ofimático (procesador de textos, hoja de cálculo, diseño de presentaciones) que incluyen el trabajo colaborativo a distancia, de manera que se pueden crear documentos y desarrollarlos en tiempo real con varias personas conectadas desde distintos sitios. Cuando el trabajo es presencial, este tipo de tareas no incluye una dificultad que sí existe cuando hay teletrabajo: la necesaria colaboración en la creación, modificación y consenso alrededor de documentos y contenidos.
Las aplicaciones pertenecientes al universo de Office junto a Sharepoint y Microsoft Teams y el almacenamiento OneDrive permite que el teletrabajo sea, en la práctica, una característica circunstancial. - Soporte de comunicación. Procesos de comunicación directa con clientes, peritos y compañías hechas vía teléfono, WhatsApp, chat o similar.
El acceso al teléfono depende de que la empresa disponga de una centralita virtual, que permita derivar llamadas de manera fácil a distintos teléfonos según sea el motivo de la llamada. Actualmente ya es un sistema muy extendido, y depende de la flexibilidad de programación de la centralita que un departamento de producción reciba sus llamadas o que una extensión responda a una llamada u otras con un móvil casero, desde su domicilio.
La comunicación
El teletrabajo lleva intrínseco el distanciamiento. La localización del trabajador en un lugar alejado del resto de compañeros o equipo implica la necesidad de establecer unos canales de comunicación muy parecidos a los que ya están implementados en la actualidad para dialogar con el cliente.
Para mantener la cohesión de las áreas de trabajo es importante establecer unas rutinas de comunicación que se puedan seguir a distancia.
Especialmente en los primeros días hay que mantener contacto habitual y seguido con todo el equipo, para solventar sus dudas y potenciar la sensación de que el trabajo sigue siendo colectivo.
Para ello, la correduría se puede apoyar en herramientas como Microsoft Teams o Hangouts. A destacar todas la aplicaciones y programas que facilitan la realización de videoconferencias, mensajería instantánea, envío de documentos y otros. GotoMeeting, Hangouts, Skype e incluso WhatsApp se engloban en esta tercera tipología de actividades asociadas al teletrabajo.
Este artículo forma parte de las Píldoras de Conocimiento del blog de la Correduría Inteligente de MPM Software que se publican con carácter semanal. Una forma clara y comprensible, de tratar todos aquellos conceptos y temáticas relacionadas con la transformación digital del sector y la innovación tecnológica en el campo de la mediación.
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